ҚҰЖАТ

Ісқағаздарын жіктеу дегеніміз – құжаттарды барынша ортақ ұқсастық және айырмашылық белгілері (мазмұндық, жанрлық және т.б.) бойынша топтастыру. Осыған орай ісқағаздарын жіктеу оларды ағымдағы іс жүргізуде тез табуды қамтамасыз етуде және құжаттармен жұмыс істеудің шұғылдығын арттыруда маңызды саналады.

Ісқағаздарын жіктеудің мақсаты:

1) ақпаратты нақты тарату;

2) басқару аппараты жұмысының шұғылдығын белгілеу;

3) құрылымдық бөлімшелердің қызметі мен нақты орындаушылардың міндеттемелерін, жауапкершіліктерін айқындау;

4) еңбек тиімділігін аттыру болып табылады.

Қазақ тіл біліміндегі ресми стильге арналған ғылыми-практикалық зерттеулерді хронологиялық ретпен қарастыра келе, ісқағаздарының әртүрлі сипаттары бойынша түрліше топтастырылатынын байқауға болады. Мысалы, «Тіл білімі сөздігінде» ресми стиль төмендегідей шағын стильдерге бөлінеді: 1) нағыз заңнамалық (заң, жарлық, азаматтық және қылмыстық актілер, жарғы); 2) әкімшілік-кеңселік (акт, өкім, бұйрық, іс қағаздары, өтініш, сипаттама, өмірбаян, сенімхат, қолхат); 3) дипломатиялық (нота, меморандум, коммюнике, келісім, конвенция) [1, 259-260].

Зерттеуші Т.Дүйсебаева ісқағаздарын қызметіне қарай: 1) ұйымдық (ереже, жарлық, нұсқау), 2) бұйрықтық (қаулы, бұйрық, нұсқау, шешім, 3) анықтамалық-хабарламалық (хат, баяндама, түсіндірме хат, шолу, есеп, стенограмма, тізім) [2] деп жіктейді. Алайда мұнда кейбір ісқағаздар көрсетілген топтардың бірнешеуінде қатар аталғанын аңғарамыз. Мысалы, «нұсқау» ұйымдық ісқағаздарға да, бұйрықтық ісқағаздарына да жатқызылған.

«Ісқағаздарын жүргізу» атты В.Салагаев пен Б.Шалабайдың еңбегінде ісқағаздары мақсат-мазмұнына қарай: 1) кеңселік (өмірбаян, өтініш, арыз, бұрыштама, сенімхат, қолхат, түсініктеме); 2) іскерлік (түйіндеме, мінездеме); 3) қызметтік хаттар (өтініш хат, ресми хат, ұсыныс хат, сұраныс хат, жолдама хат, баяндау хат, ақпарат хат, циркуляр хат, жеделхат, телефонхат, анықтама, бұйрық, бұйрықтан көшірме, хаттама, хаттамадан көшірме, келісімшарт) түрінде үшке бөлінеді [3, 5-8]. Біздің ойымызша, бұл жердегі анықтама, бұйрық, бұйрықтан көшірме, хаттама, хаттамадан көшірме, келісімшарт сияқты ісқағаздарының қызметтік хаттарға жатқызылуы дұрыстыққа жатпайды. Өйткені бұл ісқағаздарының мазмұны да, қызметі де аталған топтағы ісқағаздарынан ерекшеленеді.

Бұл еңбекте ісқағаздары ары қарай әртүрлі белгілері бойынша төмендегіше топтастырылады: белгілеу тәсіліне қарай – жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар); мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары; атауына қарай: ереже, бұйрық, хаттама, жарғы, арыз, хаттар т.б.; түріне қарай – типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей; толтыру орнына қарай – ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс); орындалу мерзімі бойынша – жедел және жедел емес (жай); шығарылуына қарай – қызметтік және ресми-жекелік (атаулы); қолданылу қолжетімділігіне қарай – күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия; заңдылық күшіне қарай – шын және жалған; жасалу сатысына қарай – түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме; сақталу мерзіміне қарай – 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын құжаттар [3, 10].

«Ресми-іс қағаздары» атты ұжымдық еңбекте ісқағаздары қызметіне қарай: 1) еңбек қатынастарын реттейтін (еңбек келісімі, еңбек кітапшасы, жеке іс парағы, мінездеме, аннотациялық парақ, өтініш, тіркеу карточкасы, өмірбаян, түйіндеме), 2) азаматтық қатынастарды реттейтін (қолхат, сенімхат, келісімшарт, шарт, тапсырыс), 3) ақпараттық-анықтамалық (қызметтік хаттар, жеделхат, баяндаухат, анықтама, акт, көшірме, түсінікхат, есеп, хабарландыру, шақыру, кепілдемехат, баспасөз хабаршысы), 4) басқару, ұйымдастыру, үкім шығару қызметіне қатысты құжаттар (бұйрық, жарлық, қаулы, нұсқау, мемлекетаралық шарт, заң, ереже, декларация, үндеу, шешім, хаттама, штат кестесі) болып ажыратылады [4].

Зерттеуші С.Ережепова ісқағаздарын қызметі қарай: 1) мемлекеттің, мекеменің, жеке тұлғаның қызметін реттейтін; 2) мекеме, ұйымаралық қарым-қатынасты реттейтін; 3) мекеменің, ұйымның ішкі қызметін реттейтін, 4) мекеме мен жеке тұлға арасындағы қарым-қатынасты реттейтін құжаттар түрінде жіктейді [5].

Ғалым Б.Әшірова қазіргі қазақ ресми-іскери тіліндегі барлық түрлерді (олардың саны шамамен 100-ден асады) функционалдық, ситуациялық ерекшеліктері, қолданылатын тілдік құралдардың бірізділігіне қарай топтастыру үшін «ресми-іскери стильдің ішкі тармақтары» деген шартты атау ұсына отырып, ресми-іскери стильдің ішкі тармақтарын төмендегіше атайды:

- іскери хаттар (визит карточкасы, шақырухат, құттықтаухат, алғысхат, ілеспехат, баяндаухат, түсіндірмехат, ескертпехат, ұсынысхат, тапсырысхат, қолхат, сенімхат, жеделхат, сауалхат, жауапхат);

- ақпараттық-анықтамалық құжаттар (азаматтардың ұсыныстары бойынша құжаттар: ұсыныс, өтініш, шағым, рапорт, ақпараттық парақ, тіркеу карточкасы, өмірбаян, мінездеме, анкета, еңбек кітапшасы, бұйрық; нысан түріндегі құжаттар: бланк, түбіртек қағаз, ықтиярхат; алқа органдарының құжаттары: хаттама, баяндама, есеп, акт, анықтама);

- нормативті-жарлықшы құжаттар (қаулы, өкім, бұйрық, жарғы, жарлық, ереже, заң, келісімшарт, меморандум, үндеу, еңбек келісімі) [6, 18-19].

Б.Әшірова өзінің ғылыми жұмысының зерттеу нысаны ретінде алып отырған «нормативті-жарлықшы құжаттардың» терминдік атауын орыс тіліндегі «нормативно-рапорядительные документы» деп аталатын ұғымның баламасы ретінде қолданады [6, 5]. Біздіңше, орыс тіліндегі «нормативно-рапорядительные документы» деген сөз тіркесі қазақ тіліне «нормативті-өкімдік құжаттар» түрінде аударылғаны дұрыс сияқты.

Зерттеуші ісқағаздарының міндеттеушілік-әкімшілік сипат (М.Кожина);дәлдік, екіұдай мағына тудырмаушылық (Л.Щерба), ойдың логикалық, жүйелілігін сақтау (М.Балақаев, Е.Жанпейісов, М.Томанов, Б.Манасбаев), фактілердің констатациясы, сөйлемнің үшінші жақта құрылуы, стандартты, клише құрылымдардың пайдаланылуы сияқты жіктемелік белгілерін атай отырып, осы айтылғандардың негізінде ресми-іскери стильдің басты жетекші белгілерін төмендегіше жинақтайды: міндеттеушілік-әміршілік немесе ресмилік, дәлдік, ықшамдылық, стандарттылық [6, 21].

Ісқағаздары мемлекетаралық қатынастарда, мемлекеттің өз азаматтарымен және олардың бірлестіктерімен, сондай-ақ мекемелер мен кәсіпорын ішіндегі азаматтар арасындағы ресми қатынастарда және шаруашылық субъектілерінің арасындағы қатынастарда қолданылуына орай іс жүргізу құжаттары стилі дипломатиялық, заң шығарушылық және күнделікті іс жүргізу сияқты түрлерге жіктеледі  [7, 5].

Е.Е.Омарбеков «Мемлекеттік тілде заң іс қағаздарын дайындау» атты оқу құралында ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс-әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалатын ісқағаздарын былай жіктейді: 1) ұйымдастырушылық-құқықтық (жарғы, ереже, регламент, нұсқау, штат кестесі және т.б.); 2) өкімдік (қаулы, бұйрық, өкім, шешім және т.б.); 3) анықтамалы-ақпаратты (акті, шарт, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытынды, пікір, тізбе, хаттар, мәлімет, келісім, тізім, анықтама және т.б.); 4) жоспарлы-есепті (жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар мен есептер); 5) қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар [8, 4]. Жіктемеден көріп отырғанымыздай, басқа еңбектерде қолданылған «анықтамалық-ақпараттық» термині «анықтамалы-ақпаратты» түрінде, сонымен қатар «жоспарлы-есепті» термині алынған. Аталған сөздерге жалғанған -лық/-лік, -дық/-дік, -тық/-тік жұрнағы мен -лы/-лі, -ды/-ді, -ты/-ті жұрнағының қызметін салыстыра келсек, біздің ойымызша, «анықтамалы-ақпаратты» және «жоспарлы-есепті» терминдерін қолданған дұрыс.

«Ісқағаздарын жүргізу негіздері» атты авторлар ұжымы шығарған оқу құралында ісқағаздарын жіктеудің бірнеше тәсілі көрсетіледі:   

         1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі): әкімшілік мәселелері; материалдық-техникалық жабдықтау мәселелері; жоспарлау мәселелері; бухгалтерлік есеп; кадрлар даярлау мәселелері; сыртқы сауда қызметі және т.б. бойынша құжаттар болуы мүмкін;

         2) шығарылуына қарай: ресми және жеке құжаттар. Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды. Ресми құжаттарға адамның жеке басы мен құқықтарын куәландыратын құжаттарды, сондай-ақ биографиялық сипаттағы деректері бар құжаттар да (төлқұжат, жеке куәлік, жүргізуші куәлігі және т.б.) жатқызылады. Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды;

         3) жасалу орнына қарай: сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа жаққа жіберген (жіберілетін) және ішкі – осы мекемеде жасалған және оның ішінде қолданылатын құжаттар;

  4) атауы бойынша: акті, сауалдама, ведомость, хаттама, нұсқаулық, есеп, бұйрық және т.б. [9, 20-21].

Бұл еңбекте ісқағаздары жанры бойынша ұйымдық-құқықтық құжаттар (жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б.), өкімдік құжаттар (бұйрық, шешім, өкім, қаулы, нұсқау), жеке құрам (қызметкерлер) бойынша құжаттар (түйіндеме (резюме); өтініш (жұмысқа қабылдау, босату, ауыстыру туралы); жеке құрам бойынша бұйрықтар; еңбек кітапшалары; жеке істер; жеке карточкалар; еңбекақысы жөніндегі жеке шоттар және т.б.), ақпараттық-анықтамалық құжаттар (анықтама, баянхат немесе түсініктеме, акті, өтініш, шарт, телеграмма, телефонограмма, факс, электронды хабарлама, хаттама,әртүрлі хаттар (іскерлік хат, ақпараттық хат, кепілдік хат, рекламациялық (наразылық) хат, сұрату хат, жолдама хат, жазбалар, баянхат, сенімхат) және т.б. болып жіктеледі. Оқу-қолданбалы құралында аталған ісқағаздарына анықтамалар беріліп, кім шығаратындығы, қандай жағдайда және кімге арнап шығарылатындығы, әртүрлі белгілері, қызметі егжей-тегжейлі көрсетіледі.

         Қазақ тіл білімінде ісқағаздар жанрын терең зерттеген филология ғылымдарының докторы Л.Дүйсембекова оларды әртүрлі белгілеріне байланысты төмендегіше топтастырады:

1) мазмұны мен қызметіне қарай: жеке адамға қатысты және қызметтік ісқағаздары. Жеке адамға қатысты ісқағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік ісқағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке ісқағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Қызметтік ісқағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.;

2) жасалу орнына қарай: мекеменің ішкі ісқағаздары және сырттан келіп түсетін ісқағаздары;

3) формасына қарай: типтік, трафареттік және еркін мәтінді. Типтік ісқағаздарына қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын ісқағаздары жатады. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік ісқағаздары деп мәтінінің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтінінің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Еркін мәтінді ісқағаздарына белгілі бір мәселе, ғылыми немесе әдеби еңбек, өнер туындысы т.б. туралы ресми түрде жазылатын құжаттар жатады;

4) шығу, жасалу сатысына қарай: түпнұсқалық және көшірмелік. Түпнұсқалық ісқағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік ісқағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т.б.), дубликатын жатқызуға болады. Үзінді – құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы. Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі;

5) мазмұнына қарай: ұйымдық, өкілеттік және анықтамалық-ақпараттық. Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, мысалы, штат кестесі, ішкі тәртіп ережесі, жарғы, қызметтік нұсқау т.б. жатады. Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар, ал анықтама-ақпараттық құжаттарға хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, акт, анықтама және т.б. қызметтік хаттар жатады.

6) қолдану орнына қарай: мекемеішілік, мекемеаралық, мемлекеттік және халықаралық [10, 15-19].

Зерттеуші А.Шонайбаева мемлекет пен мекемелер арасындағы, мемлекет пен азаматтар арасындағы, мекеме басшысы мен қызметкерлер арасындағы қарым-қатынасты реттейтін, белгілі бір іс-әрекетті заңдық негізде, қалыптасқан нормаға сәйкес жүзеге асырту мақсатын көздейтін, басты белгілі құжатта қалыптастырылған мәселенің орындалу міндеттелігі болып табылатын ресми-іс қағаздарын топтастырып, олар үшін «өкілеттік құжаттар» деген атауды қолданады [11, 22].

Қазақ тіл білімінде ресми стильге, оның ішінде ісқағаздар жанрына арналған ғылыми зерттеу еңбектері жазылуымен қатар 2000 жылдардан кейін оқулықтар, оқу құралдары, ісқағаздар үлгілеріне арналған практикалық құралдар, электронды дискілер көптеп шыға бастады. Алайда бұлардағы жіктемелер ғылыми еңбектерді негізге алғандықтан, олардың кейбіреулеріне ғана тоқталып өттік.

Қазақ тіл біліміндегі ресми стильге арналған ғылыми-практикалық зерттеулерді хронологиялық ретпен қарастыра келе, мынадай тұжырымдар жасауға болады:

1) қазақ тіл білімінде ғалымдардың ісқағаздарын әртүрлі сипаттары бойынша жіктеуі жалпы алғанда ұқсас болып келгенімен, айырмашылықтар да кездеседі;

2) осындай айырмашылықтарға байланысты жіктеме санының әртүрлілігі байқалады;

3) ісқағаздары жіктемесінің атауы әркелкі қолданылған, мысалы, ұйымдық – ұйымдық-құқықтық – өкілеттік – өкімдік, ақпараттық-анықтамалық – ақпаратты-анықтамалы – анықтамалық-ақпараттық – анықтамалық-хабарламалық, нормативті-жарлықшы – ұйымдық-өкімдік, түпнұсқа – түпнұсқалық, көшірме – көшірмелік және т.б.;

4) кейбір ісқағаздары бірнеше топта қатар аталса, кейбір тұста бір ғана ісқағазы әртүрлі топқа жатқызылған;

5) кейбір авторлардың ісқағаздарын мазмұны және қызметі бойынша жіктеуі дұрыстыққа жатпайды;

6) ісқағаздары жіктемесінің атауын орыс тілінен қазақ тіліне аударғанда  сәйкессіздіктер кездеседі.